あなたは大丈夫?これだけは知っておきたいFAXのマナー

FAXを送るときは、最低限のマナーがあります。

  1. 秘文書はFAXで送らない
  2. 見づらい文字は送らない
  3. FAX番号を間違えない
  4. 表紙を添える
  5. ページ番号をふる
  6. 確認の電話をする

あなたは大丈夫ですか。

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1、秘文書はFAXで送らない

FAXは相手先のFAX機で受信された後、誰が見るか分かりません。たまたま別会社の人がコピー機を借りて受信ファックスを目にすることもあります。

また、ファックス番号を間違って、全く関係ない相手にFAXを送信してしまうこともあります。(私も以前、間違いFAXで倒産の危機にある病院と負債額の手書きリストを受信したことがあります、、、)

FAXはあくまで隠匿性の低い内容を送信するものです。

2、見づらい文字は送らない

FAXの解像度はどこも同じだと考えて下さい。特殊な4G回線などは別ですが、通常は200dpiが最大解像度です。また、カラーは白黒になりますし、グレースケールも劣化します。極端に小さな文字は拡大して送る必要があります。

さらにFAXを再転送する場合は、グレースケールは真っ黒になる場合もあります。(灰色が白か真っ黒になると考えて下さい。)例えば、yahooやGoogle Mapなどの地図は、全体に薄いためFAXを転送されると読めません。

3、FAX番号を間違えない

間違いファックスは最悪です。関係者全員に迷惑をかけます。よくある間違いとして、相手の電話番号にFAXを送信してしまうと、自動再送信を延々と繰り返して大変迷惑をかけることになります。FAX番号は予めFAX機やソフトに登録しておくことで間違いファックスを防ぐことが出来ます。

4、表紙を添える

FAXには表紙を添えましょう。表紙の内容は、

●送信相手の『会社名、部署名、氏名』

●送信元の『会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号』

●件名

●送信枚数(表紙を含む/含まない)

これらの情報は最低限記入してFAXをするようにして下さい。

5、ページ番号をふる

枚数が多い場合はページ番号をつけましょう。

1/7、2/7、、、 というふうに、全体の枚数も分かるページ番号が親切です。

6、確認の電話をする

FAXを送信し終わったら、相手先に確認の電話をします。

送信してから少し時間を空けて、(FAX枚数×1分程度)電話をしましょう。

また、多い枚数を送信するときは、事前に電話で連絡し、FAX用紙や複合機の使用状況を確認しましょう。

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